Adjudicaciones y contratos

Los procesos de contratación pueden tomar muchas formas y seguir diferentes tipos de procedimientos, desde un simple proceso de contratación que resulta en un contrato único entre un comprador y un proveedor, hasta un acuerdo marco de múltiples compradores y múltiples proveedores implementado como un catálogo electrónico.

OCDS define un modelo común para la divulgación de datos estructurados sobre los procesos de contratación pública realizados en cualquier jurisdicción, incluidos los datos sobre adjudicaciones y contratos. Los ejemplos de esta guía explican cómo modelar adjudicaciones y contratos en diferentes tipos de procesos de contratación utilizando OCDS.

Definiciones

Para comprender los ejemplos de modelado, es importante aclarar primero las definiciones de algunos conceptos clave.

Adjudicación

En OCDS, el objeto Award está destinado a comunicar una relación directa entre artículos, proveedores y valores. Debería ser posible saber, en la etapa de adjudicación, con datos OCDS, qué artículos serán suministrados posteriormente, que proveedores los suministrarán y cuál será el valor de esos contratos.

Nota

El esquema y la documentación OCDS no son claros en qué precisamente se entiende por Award. Una revisión de la definición de Award para futuras versiones del estándar está siendo considerada (issue en GitHub).

Contrato

Los procesos de contratación pueden dar lugar a diferentes tipos de contrato entre compradores y proveedores, que pueden incluir:

• Un contrato que establece la relación, como la creación de un acuerdo marco

• Un contrato dentro de la relación, como una orden de compra dentro de un acuerdo marco

• Órdenes de compra

• Compras de catálogo

En el OCDS, el objeto Contract tiene como objetivo comunicar un acuerdo legalmente vinculante entre un comprador y proveedores para proporcionar artículos. Esto excluye los acuerdos para establecer una estructura a través de la cual los contratos se adjudican posteriormente para proporcionar artículos, por ejemplo: un contrato para establecer o agregar proveedores a un acuerdo marco o sistema de compras dinámico.

Nota

El esquema y la documentación de OCDS no son claros en qué precisamente se entiende por 'contrato'. Se está considerando una revisión de la definición de Contract para una versión futura del estándar (issue en GitHub).

Adjudicaciones y contratos

En OCDS, adjudicaciones y contratos se modelan como etapas separadas del proceso de contratación. Este enfoque permite incluir la posibilidad de que se haga una adjudicación pero nunca se celebre un contrato. El modelo también permite la posibilidad de que haya una diferencia entre la adjudicación y el contrato firmado, ya sea en valor, duración, artículos u otros. Si bien estas diferencias pueden ser ilegales en algunas jurisdicciones, pueden ocurrir en algunos casos y, por lo tanto, son posibles en OCDS. Los sistemas de origen pueden contener datos sobre adjudicaciones, contratos o sobre ambos.

Planeación

Iniciación (Licitación)

Adjudicación

Contrato

Implementación

Cada proceso de contratación puede tener muchas adjudicaciones y cada adjudicación puede tener muchos contratos relacionados.

OCDS separa los datos sobre la adjudicación del contrato y los datos sobre el contrato firmado en las secciones awards y contracts respectivamente. Los objetos Award (dentro de awards) y los objetos Contract (dentro de contracts) se conectan estableciendo awards.id y contracts.awardID con al mismo valor. Los sistemas de origen pueden contener datos sobre adjudicaciones, sobre contratos o sobre ambos.

Si los datos en los sistemas fuente se relacionan con:

• ambos adjudicaciones y contratos, entonces ambos awards y contracts deberían ser completados.

• solo adjudicaciones, entonces solo awards debería ser completado.

• solo contratos, entonces contracts, awards.id, y awards.suppliers deberían ser completados.

Si el contrato (por ejemplo, su valor, período o artículos) se actualiza o modifica posteriormente, actualice solo los campos correspondientes en contracts. Los campos en awards permanecen iguales.

Ejemplo: Cambios entre la adjudicación y el contrato

La Autoridad de Adquisiciones Públicas de Zambia proporciona un sistema central de adquisiciones electrónicas, utilizado por las entidades contratantes para administrar las etapas de licitación y adjudicación de los procesos de contratación, que publica datos OCDS.

Una vez que el sistema de contratación electrónica publica una adjudicación, hay un período de inactividad de 10 días para que los oferentes que no tengan éxito apelen la decisión de adjudicación.

Si se hace y se confirma una apelación, se cancela la adjudicación. Si no se mantienen las apelaciones al final del período de inactividad, se firma un contrato entre el comprador y el proveedor, fuera del sistema de contratación electrónica. No se publican ni actualizan datos OCDS desde esta etapa del proceso de contratación en adelante.

En este ejemplo, el Ministerio de Finanzas utiliza el sistema de adquisición electrónica para solicitar ofertas para el desarrollo de un nuevo sitio web. Se otorga un contrato a 360nx Designs por 3,000,000 ZMK, a través del sistema de adquisición electrónica.

Un licitador no ganador apela la decisión de adjudicación y la apelación se confirma, lo que resulta en la cancelación de la adjudicación.

Si ambas secciones de award y contract de OCDS se hubieran poblado cuando la adjudicación se realizó a través del sistema de contratación electrónica, esto habría resultado en la presencia de un contrato en los datos de OCDS que nunca existió en realidad.

Adjudicaciones y avisos de adjudicación

Los compradores y las entidades contratantes utilizan los avisos de adjudicación para divulgar las decisiones de adjudicación, es decir, el valor y/o los artículos adjudicados a cada proveedor adjudicado.

Se puede usar un solo aviso de adjudicación para divulgar muchas decisiones de adjudicación; sin embargo, para que una adjudicación en OCDS exprese una relación directa entre los artículos que se compran, el proveedor que proporciona los artículos y el valor de los mismos, dichos avisos deben dividirse en múltiples adjudicaciones en OCDS.

Ejemplo: modelar avisos de adjudicación con decisiones múltiples

En Paraguay, se utiliza un solo aviso de adjudicación para divulgar muchas decisiones de adjudicación. Se proporciona información detallada sobre cada decisión de adjudicación individual; sin embargo, todas las decisiones en un aviso de adjudicación comparten el mismo identificador. Por ejemplo:

El uso de un único objeto de adjudicación para modelar dicho aviso en OCDS haría imposible determinar qué artículos están relacionados con qué proveedores o cuánto del valor total de adjudicación está relacionado con cada proveedor:

awards/0/id	awards/0/value/amount	awards/0/suppliers/0/name	awards/0/suppliers/1/name	awards/0/suppliers/2/name
340885-Lp1367-18	1028160	ELECTROPAR SA	Limburg Equities S.A.	SAS PARAGUAY S.A.

Para que el objeto de adjudicación en OCDS indique una relación directa entre artículos, proveedores y valores, el aviso de adjudicación de Paraguay se divide en varios objetos de adjudicación, uno para cada par proveedor/valor en el aviso.

awards/0/value/amount	awards/0/suppliers/0/name
0	ELECTROPAR SA
698160	Limburg Equities S.A.
330000	SAS PARAGUAY S.A.

No hay identificadores para los pares de proveedores/valores individuales en el aviso de adjudicación original, por lo que es necesario crear un nuevo identificador para cada objeto de adjudicación en OCDS. El enfoque para crear un identificador dependerá de las propiedades del conjunto de datos; por ejemplo, en Paraguay se usa una combinación del identificador de aviso de adjudicación, el nombre del proveedor y un número consecutivo.

awards/0/id	awards/0/value/amount	awards/0/suppliers/0/name
340885-electropar-sa-6	0	ELECTROPAR SA
340885-limburg-equities-s-a-5	698160	Limburg Equities S.A.
340885-sas-paraguay-s-a-2	330000	SAS PARAGUAY S.A.

Vea el ejemplo en JSON

Ver el ejemplo en la API de Paraguay

Órdenes de compra

Una orden de compra es un tipo específico de contrato, un documento oficial emitido por un comprador que se compromete a pagar a un proveedor por el suministro de bienes, obras o servicios específicos que se entregarán en el futuro.

Las órdenes de compra pueden emitirse contra un contrato existente, o si no existe un contrato previo, la aceptación de una orden de compra por parte de un proveedor forma un contrato entre el comprador y el proveedor.

Las órdenes de compra que se realizan contra contratos con una cantidad o valor definidos de artículos no deberían divulgarse en la sección de contracts de OCDS, por el riesgo de contar dos veces los artículos en la orden de compra y el contrato al que se refiere.

Ejemplo: Duplicando el conteo de contratos y órdenes de compra

El Departamento de Transporte del Reino Unido otorga un contrato de 12 meses por £1.2 millones a KPMG para proporcionar la función de Oficina de Gestión de Proyectos para un proyecto para construir un nuevo desvío de carretera. El contrato especifica que el pago se realizará trimestralmente en cuatro montos iguales. El contrato está representado en la sección contracts de OCDS de la siguiente manera:

contracts/0/id	contracts/0/awardID	contracts/0/value/amount	contracts/0/title
DFT-2019-C78967	DFT-2019-78967-A78678	1200000	Provision of PMO function

Calculando la suma del valor del contrato en el ejemplo anterior da el resultado correcto de £1.2m.

El Departamento de Transporte emite una orden de compra el último día de cada trimestre del plazo del contrato, cada uno por £300k.

Si las órdenes de compra también se divulgaran en la sección contracts de OCDS, al final del plazo del contrato, la sección contracts de OCDS se completaría de la siguiente manera:

contracts/0/id	contracts/0/awardID	contracts/0/value/amount	contracts/0/title
DFT-2019-C78967	DFT-2019-78967-A78678	1200000	Provision of PMO function
DFT-2019-C78967-PO001	DFT-2019-78967-A78678	300000	Purchase order: Q1
DFT-2019-C78967-PO002	DFT-2019-78967-A78678	300000	Purchase order: Q2
DFT-2019-C78967-PO003	DFT-2019-78967-A78678	300000	Purchase order: Q3
DFT-2019-C78967-PO004	DFT-2019-78967-A78678	300000	Purchase order: Q4

El cálculo de la suma del valor del contrato en el ejemplo anterior da un resultado incorrecto de £2.4m, el doble del valor real del contrato.

Nota

El enfoque para modelar órdenes de compra en OCDS está en discusión (issue en GitHub)