Identificadores

Identificadores consistentes son esenciales para ayudar a unir datos de contrataciones abiertas

  • El ID de Contrataciones Abiertas (ocid) es un identificador único global utilizado para unir los datos en todas las etapas de un proceso de contratación;

  • Los identificadores de organización son importantes para saber quién está involucrado en cada contrato;

  • Los identificadores de entrega, licitación, adjudicación y contratación son importantes para hacer una referencia cruzada de la información.

Tipos de identificadores

En OCDS hay dos tipos de identificadores: globalmente únicos y locales.

Identificadores globalmente únicos

A lo largo de todo el universo de publicadores de OCDS estos identificadores deberían referirse a un proceso específico de contratación u organización.

Creamos identificadores de procesos globalmente únicos agregando un prefijo a los identificadores internos que tienen los publicadores.

Worked Example

Dos publicadores de gobierno (Ciudad A y Ciudad B) enumeran sus procesos de contratación de 0 hacia arriba.

La Ciudad A publica información sobre un proceso de contratación para construir una nueva ruta. Internamente ellos lo conocen como contrato 0005.

La Ciudad B publica información sobre un proceso de contratación para comprar libros de texto para una escuela. Internamente también conocen este contrato como 0005.

Cuando publican sus datos en OCDS, cada gobierno agrega un prefijo único a sus identificadores internos.

Ahora el proceso de contratación de la Ciudad A tiene el ocid ‘ocds-fh349f-0005’ y el proceso de contratación de la Ciudad B tiene el ocid ‘ocds-twb234-0005’.

Ahora no hay probabilidad de mezclarlos en un sistema que importa datos de ambas ciudades.

Y si un grupo de monitoreo independiente de sociedad civil quiere publicar un reporte sobre la implementación del proyecto de calle de la Ciudad A o la adquisición de libros de texto de la Ciudad B, tienen distintos identificadores que pueden usar en sus propios datos para referir a ellos.

Puedes leer más sobre el enfoque de OCDS para identificar organizaciones a continuación.

Identificadores locales

No todos los identificadores en OCDS necesitan ser globalmente únicos. La mayoría sólo necesitan ser únicos entre sus registros ‘hermanos’.

  • Un ID de entrega debe ser único dentro de cualquier paquete de entrega en el que aparezca;

  • Un ID de licitación, adjudicación y de contrato debe ser único dentro del proceso de contratación en el que aparece;

  • Un ID de artículo, hito o documento debe ser único dentro de la matriz de la que sea parte.

Los identificadores locales deben de ser usados consistentemente. Por ejemplo, si a una adjudicación se le da el ID ‘22’ en una entrega, entonces la misma adjudicación debe de tener el mismo ID (22) en cualquier entrega subsecuente que lo contenga.

Identificador de Proceso de Contratación (ocid)

Un ID de Contrataciones Abiertos (OCID) es un identificador único global para un proceso de contratación. Cada entrega de OCDS tiene un ocid.

Puede utilizarse para unir información publicada en momentos y lugares distintos.

Establecer el ocid normalmente es un proceso sencillo de dos pasos:

  1. Encontrar el mejor identificador interno registrado contra los procesos de contratación que se están divulgando;

  2. Registrar un prefijo de ocid para adjuntar al identificador interno

En algunos casos puede ser necesario considerar hacer cambios a los sistemas existentes para asegurar que los distintos sistemas que manejan la información sobre los procesos de contrataciones tengan un identificador interno común al cual recurrir.

Worked Example

En la Ciudad de México, cada vez que se inicia un proceso de licitación o adjudicación directa, la oficina responsable le asigna un identificador.

Estos se generan a partir de un identificador del departamento responsable de la adquisición, un número de licitación y el año.

Por ejemplo:

OM-DGRMSG-004-13

Este identificador interno puede intercambiarse con y ser registrado en cualquier otro sistema que procese información sobre el proceso de contratación. Por ejemplo los sistemas que reportan o registran pagos a proveedores.

Posteriormente la Ciudad de México registró un prefijo con el equipo técnico de OCDS. Se les otorgó el prefijo ‘ocds-87sd3t’ que puede agregarse a sus identificadores únicos de procesos para crear un ocid único global. Por ej.

ocds-87sd3t-OM-DGRMSG-004-13

El ocid en sí está conformado por dos partes: un prefijo identificador de agencia (actualmente sólo se usa ‘ocds’) y una cadena de seis caracteres alfanuméricos generado para cada publicador de datos.

El ocid es sensible a mayúsculas y minúsculas.

Prefijos registrados

Mira las páginas de registro para obtener detalles de cómo obtener tu prefijo de OCID.

Los prefijos son cadenas de caracteres alfanuméricos en minúsculas generados aleatoriamente. Un prefijo se asigna a cada organización que tiene el identificador interno existente para un Proceso de Contratación.

Actualmente sólo el Open Contracting Partnership puede generar prefijos válidos. En el futuro, otras organizaciones podrán generar prefijos, cada una con su propio identificador de agencia.

Puedes encontrar una lista de prefijos aquí, junto con una forma de registro para crear nuevos prefijos.

Los prefijos registrados son identificadores simples. No pretenden tener ninguna semántica y su único propósito es convertir identificadores internos en identificadores globalmente únicos, que puedan hacer referencias cruzadas entre sistemas.

Espacio de nombres del publicador

Versiones anteriores de esta documentación imponían un patrón estricto de cómo se debían combinar los identificadores internos con el prefijo ocid, incluyendo un requerimiento para los espacios de nombres locales. Este requerimiento se ha suavizado en la práctica y debe de considerarse obsoleto.

Sin embargo, se invita a que los publicadores consideren si existen riesgos de conflictos entre identificadores locales (p.ej. la posibilidad de que dos partes del organismo publicador utilicen el mismo identificador para distintos procesos de contratación) y planeen mitigar esto cuando establezcan sus propios patrones para generar su ocid

IDs de Organización

Identificar de manera confiable a las entidades legales involucradas en un proceso de contratación es vital para la transparencia y rendición de cuentas y para poder realizar un análisis que mejore la gestión de adquisiciones y contratos.

Los publicadores deben de intentar buscar y registrar el identificador legal de un registro oficial de cualquier organización involucrada en un proceso de contratación (incluyendo las organizaciones licitadoras, participantes y proveedores) además debe de incluir esto en sus archivos de OCDS.

Hay dos partes para expresar un identificador de organización en datos de contrataciones abiertas.

  1. Un prefijo de registro de organización y un registro en el que se identifica a la organización.

  2. El ID de organización existente se disponibiliza en ese registro público

Worked Example

El prefijo de registro de organización para el Registro de Compañías del Reino Unido es GB-COH. El Registro de Compañías le asignó el número de compañía ‘06368740’ a la organización Development Initiatives. El identificador único global de Development Initiatives puede expresarse de la siguiente manera:

{
    "scheme":"GB-COH",
    "id":"06368740",
    "uri":"http://opencorporates.com/companies/gb/06368740",
    "legalName":"Development Initiatives Poverty Research Limited"
}

En el OCDS, el prefijo de registro de organización se incluye en el campo scheme de un bloque de identificación, con el ID de organización existente colocado en el campo id. Si hay una URI pública reconocible que identifica de manera única a esta organización (por ejemplo, tomado de Open Corporates) esta puede mencionarse también en el campo uri.

Elegir un identificador

El prefijo de registro de organización se utiliza para hacer referencia a un registro del cual se toma el identificador de organización. Hay una serie de distintos tipos de lista de organización:

  • Registros primarios - tales como registros de empresas nacionales o estatales. Un identificador emitido por estos órganos tiene un significado legal específico. Hay una equivalencia de uno a uno entre el identificador y una entidad legal de una forma particular en cierta jurisdicción. El identificador se crea al mismo tiempo que la organización se constituye formalmente y los cambios al estatus de la organización se registran contra este identificador en un registro oficial. Es preferible para el OCDS tener identificadores de un registro primario.

  • Registros secundarios - que registran la propiedad particular de una organización, como si están registrados para pagar Impuestos sobre el Valor Añadido, o registrados como empleadores. Un identificador de organización en tal registro puede cambiar sin que la organización cambie de índole. Por ejemplo, en algunas jurisdicciones, una organización puede des-registrarse del IVA general y luego volver a registrarse, teniendo un nuevo número en el proceso; o distintas ramas de la misma entidad legal podrían registrarse con distintos números.

  • Bases de datos de terceros - que compilan una lista de organizaciones y a veces sus sub-unidades conforme se solicita. Estas bases de datos no tienen ningún estatus legal o propiedades especiales sobre las organizaciones pero pueden tener un mapeo entre sus propios identificadores y otros registros primarios o secundarios para la organización. Un ejemplo común de una base de datos de terceros es el número Dun&Bradstreet. El esquema de identificación de organizaciones de OCDS reconocerá identificadores de terceros pero prefiere aquellos que no vienen de bases de datos privadas que permiten a los usuarios buscar información del identificador.

  • Listas locales - Algunos publicadores no mapean sus datos con identificadores externos, manteniendo más bien una lista local de proveedores. En estos casos, el publicador podrá usar sus identificadores internos y debe adoptar su propio prefijo de lista de organización comenzando con un X- para utilizarlo. Donde sea posible, el publicador deberá proveer también esta lista local en la red, con tantos datos adicionales sobre cada proveedor como sea posible, de manera que se maximice la oportunidad de que los usuarios de los datos comparen su lista local con algún registro acreditado.

Consulte [docs.org-id.guide] (http://docs.org-id.guide) para obtener más información.

ID de Entrega

El ID de entrega debe de ser único en el proceso de contratación del que es parte y dentro de cualquier paquete de datos del que sea parte.

Dentro de cualquier paquete de entregas o registros y para cualquier ocid no deben de haber dos IDs de entrega que hagan referencia a distintas entregas.

Licitación, Adjudicación y Contrato

Los ID de licitación, adjudicación y contrato deben ser únicos dentro del proceso de contratación del que son parte.

Para cualquier ocid, no deben haber dos IDs de licitación, adjudicación o contrato que hagan referencia a distintas secciones de licitación, adjudicación o contrato.

Los contratos siempre deben de poder hacer una referencia cruzada de una adjudicación relacionada (utilizando la propiedad de awardID), como información clave tal como los los proveedores que pueden estar contenidos en la adjudicación. Pueden haber múltiples contratos que se refieran a una sola adjudicación, como en el caso de un contrato de marco operativo donde varios contratos se otorgan a una sola adjudicación.

Artículos, Documentos e Hitos

Un ID de artículo, documento o hito debe de ser único dentro de una matriz de artículos y debe usarse consistentemente a lo largo de todas las entregas en un proceso de contratación.

El mismo id puede reutilizarse en otra matriz de artículos dentro de la misma entrega y no es necesario que se haga una referencia cruzada entre estos identificadores.

El uso de un identificador significa que entregas subsecuentes pueden actualizar artículos, documentos o hitos identificados previos, sin necesidad de volver a publicar todos los artículos, documentos o hitos.

Por ejemplo:

  • Una entrega puede contener tender.items (artículos que se licitaron) y award.items

  • Los tender.items pueden contener tres artículos con los identificadores: [1,2,3]

  • Los award.items pueden contener dos artículos con los identificadores: [3,4]

  • Se realiza una segunda entrega en la cual los award.items contienen seis artículos: [3,4,5]

En esta situación, note que:

  • No hay una relación implícita entre el tender.item con el id 3 y el award.item con el id 3: pueden ser artículos completamente distintos.

  • No hay relación entre los award.items con los id 3 y 4 de la primera entrega y los awardid.id de 3 y 4 en la segunda entrega. La segunda entrega debería interpretarse como actualización de los artículos 3 y 4 y adición del nuevo artículo 5.