Identificadores

Identificadores consistentes son esenciales para ayudar a unir datos de contrataciones abiertas

  • El ID de Contrataciones Abiertas (ocid) es un identificador único global utilizado para unir los datos en todas las etapas de un proceso de contratación;

  • Los identificadores de organización son importantes para saber quién está involucrado en cada contrato;

  • Los identificadores de entrega, adjudicación y contrato son importantes para hacer referencias cruzadas de información.

Tipos de identificadores

En OCDS hay dos tipos de identificadores: globalmente únicos y locales.

Identificadores globalmente únicos

A través del universo de publicadores OCDS, estos identificadores se refieren a un proceso de contrataciones u organización específica.

Creamos identificadores de procesos globalmente únicos agregando un prefijo a los identificadores internos que tienen los publicadores.

Worked Example

Dos publicadores de gobierno (Ciudad A y Ciudad B) enumeran sus procesos de contratación de 0 hacia arriba.

La Ciudad A publica información sobre un proceso de contratación para construir una nueva ruta. Internamente ellos lo conocen como contrato 0005.

La Ciudad B publica información sobre un proceso de contratación para comprar libros de texto para una escuela. Internamente también conocen este contrato como 0005.

Cuando publican sus datos en OCDS, cada gobierno agrega un prefijo único a sus identificadores internos.

Ahora el proceso de contratación de la Ciudad A tiene el ocid ‘ocds-fh349f-0005’ y el proceso de contratación de la Ciudad B tiene el ocid ‘ocds-twb234-0005’.

Ahora no hay probabilidad de mezclarlos en un sistema que importa datos de ambas ciudades.

Y si un grupo de monitoreo independiente de sociedad civil quiere publicar un reporte sobre la implementación del proyecto de calle de la Ciudad A o la adquisición de libros de texto de la Ciudad B, tienen distintos identificadores que pueden usar en sus propios datos para referir a ellos.

Puedes leer más sobre el enfoque de OCDS para identificar organizaciones a continuación.

Identificadores locales

No todos los identificadores en el OCDS deben ser globalmente únicos. La mayoría solo necesita ser único en los identificadores que se usan para el mismo tipo de objeto en el mismo ámbito. Por ejemplo:

  • Un ID de entrega debe ser único en el ámbito del proceso de contrataciones del cual es parte;

  • Los identificadores de adjudicación y contrato deben ser únicos en el ámbito del proceso de contrataciones del que son parte;

  • Un ID de artículo, hito o documento debe ser único dentro de la matriz de la que sea parte.

Los identificadores locales deben de usarse de forma consistente. Por ejemplo, si el id de una adjudicación es “22” entonces el id de la misma adjudicación en otro release también debe ser “22”.

Identificador de Proceso de Contratación (ocid)

Un ID de Contrataciones Abiertos (OCID) es un identificador único global para un proceso de contratación. Cada entrega de OCDS tiene un ocid.

Puede utilizarse para unir información publicada en momentos y lugares distintos.

Establecer el ocid normalmente es un proceso sencillo de dos pasos:

  1. Encontrar el mejor identificador interno registrado contra los procesos de contratación que se están divulgando;

  2. Registrar un prefijo de ocid para adjuntar al identificador interno

En algunos casos, puede tener que considerar hacer cambios a sistemas existentes para asegurar que diferentes sistemas que manejan información sobre su proceso de contrataciones tenga un identificador interno común para utilizar.

Worked Example

En la Ciudad de México, cada vez que se inicia un proceso de licitación o adjudicación directa, la oficina responsable le asigna un identificador.

Estos se generan a partir de un identificador del departamento responsable de la adquisición, un número de licitación y el año.

Por ejemplo:

OM-DGRMSG-004-13

Este identificador interno puede intercambiarse con y ser registrado en cualquier otro sistema que procese información sobre el proceso de contratación. Por ejemplo los sistemas que reportan o registran pagos a proveedores.

Posteriormente la Ciudad de México registró un prefijo con el equipo técnico de OCDS. Se les otorgó el prefijo ‘ocds-87sd3t’ que puede agregarse a sus identificadores únicos de procesos para crear un ocid único global. Por ej.

ocds-87sd3t-OM-DGRMSG-004-13

El ocid en sí está conformado por dos partes: un prefijo identificador de agencia (actualmente sólo se usa ‘ocds’) y una cadena de seis caracteres alfanuméricos generado para cada publicador de datos.

El ocid distingue mayúsculas y minúsculas; en otras palabras, el uso de mayúsculas y minúsculas en el ocid debe ser consistente.

Prefijos registrados

Los publicadores deben registrar un prefijo ocid. Vea la página de registro para tener detalles sobre cómo obtener su prefijo ocid.

Los prefijos son cadenas de caracteres alfanuméricos en minúsculas generados aleatoriamente. Un prefijo se asigna a cada organización que tiene el identificador interno existente para un Proceso de Contratación.

Actualmente, solamente la Open Contracting Partnership emite prefijos válidos. En el futuro, otras organizaciones podrían emitir prefijos, cada una con sus propios prefijos identificadores de agencia.

Puedes encontrar una lista de prefijos aquí, junto con una forma de registro para crear nuevos prefijos.

Los prefijos registrados son identificadores simples. No pretenden tener ninguna semántica y su único propósito es convertir identificadores internos en identificadores globalmente únicos, que puedan hacer referencias cruzadas entre sistemas.

Espacio de nombres del publicador

Versiones más tempranas de la documentación imponían patrones más estrictos sobre cómo los identificadores internos se debían combinar con el prefijo ocid, incluyendo un requisito para espacios de nombres locales. Este requisito se ha relajado en la práctica y puede considerarse obsoleto.

Sin embargo, se invita a que los publicadores consideren si existen riesgos de conflictos entre identificadores locales (p.ej. la posibilidad de que dos partes del organismo publicador utilicen el mismo identificador para distintos procesos de contratación) y planeen mitigar esto cuando establezcan sus propios patrones para generar su ocid

IDs de Organización

Identificar de manera confiable a las entidades legales involucradas en un proceso de contratación es vital para la transparencia y rendición de cuentas y para poder realizar un análisis que mejore la gestión de adquisiciones y contratos.

Los publicadores deben de intentar buscar y registrar el identificador legal de un registro oficial de cualquier organización involucrada en un proceso de contratación (incluyendo las organizaciones licitadoras, participantes y proveedores) además debe de incluir esto en sus archivos de OCDS.

Hay dos partes para expresar un identificador de organización en datos de contrataciones abiertas.

  1. Un prefijo de registro de organización y un registro en el que se identifica a la organización.

  2. El ID de organización existente se disponibiliza en ese registro público

Worked Example

El prefijo de registro de organización para el Registro de Compañías del Reino Unido es GB-COH. El Registro de Compañías le asignó el número de compañía ‘06368740’ a la organización Development Initiatives. El identificador único global de Development Initiatives puede expresarse de la siguiente manera:

{
    "scheme":"GB-COH",
    "id":"06368740",
    "uri":"http://opencorporates.com/companies/gb/06368740",
    "legalName":"Development Initiatives Poverty Research Limited"
}

En el OCDS, el prefijo de registro de organización se incluye en el campo scheme de un bloque de identificación, con el ID de organización existente colocado en el campo id. Si hay una URI pública reconocible que identifica de manera única a esta organización (por ejemplo, tomado de Open Corporates) esta puede mencionarse también en el campo uri.

Elegir un identificador

El prefijo de registro de organización se utiliza para hacer referencia a un registro del cual se toma el identificador de organización. Hay una serie de distintos tipos de lista de organización:

  • Registros primarios - tales como registros de empresas nacionales o estatales. Un identificador emitido por estos órganos tiene un significado legal específico. Hay una equivalencia de uno a uno entre el identificador y una entidad legal de una forma particular en cierta jurisdicción. El identificador se crea al mismo tiempo que la organización se constituye formalmente y los cambios al estatus de la organización se registran contra este identificador en un registro oficial. Es preferible para el OCDS tener identificadores de un registro primario.

  • Registros secundarios- registran un propiedad particular de una organización, como estar registrado como contribuyente del Estado o registrado como empleador. El identificador de organizaciones en ese registro puede cambiar sin que la organización cambie. Por ejemplo, en algunas jurisdicciones, una organización puede anular su registro como contribuyente, y volver a registrarse, obteniendo un nuevo número en el proceso; o diferentes ramas de la misma entidad legal pueden registrarse para obtener números de registro diferentes.

  • Bases de datos de terceros - compilan una lista de organizaciones, y a veces sus sub-unidades, con base a la demanda. Estas bases de datos no dan un status legal o propiedades especiales a las organizaciones, pero pueden registrar un mapeo entre sus propios identificadores y otros registros de identificadores primarios o secundarios para la organización. Un ejemplo común de bases de datos de terceros es el número propietario de Dun & Bradstreet. El esquema de identificación de organizaciones de OCDS reconoce identificadores de bases de datos de terceros, pero prefiere fuertemente esos que utilizan bases de datos no-proprietarias, que permiten a los usuarios buscar información de identificadores.

  • Listas locales - Algunos publicadores no mapean sus datos con identificadores externos, manteniendo más bien una lista local de proveedores. En estos casos, el publicador podrá usar sus identificadores internos y debe adoptar su propio prefijo de lista de organización comenzando con un X- para utilizarlo. Donde sea posible, el publicador deberá proveer también esta lista local en la red, con tantos datos adicionales sobre cada proveedor como sea posible, de manera que se maximice la oportunidad de que los usuarios de los datos comparen su lista local con algún registro acreditado.

Consulte [docs.org-id.guide] (http://docs.org-id.guide) para obtener más información.

ID de Entrega

Un identificador de entrega debe ser único en el ámbito del proceso de contrataciones del cual fue parte. En otras palabras, a través de todos las entregas OCDS con el mismo valor ocid, cada identificador de entrega se refiere a exactamente una entrega; dos entregas no deben utilizar el mismo identificador de entrega.

Un identificador de entrega también debe ser consistente dentro de este ámbito. Por ejemplo, si el id de la entrega es “12345” en un paquete de entrega, entonces el id de la misma entrega en otro paquete de entrega también debe ser “12345”.

IDs de Adjudicaciones y Contratos

Identificadores de adjudicación y contratos deben ser únicos en el ámbito del proceso de contrataciones del cual son parte. En otras palabras, a través de todas las entregas OCDS con el mismo valor ocid, cada identificador de contrato se refiere a exactamente un contrato; dos contratos no deben de usar el mismo identificador de contrato.

Identificadores de adjudicación y contrato deben de ser consistentes en este ámbito. Por ejemplo, si el id de una adjudicación es “22” en una entrega, entonces el id de la misma adjudicación debe también ser “22” en otra entrega.

Los contratos deben de hacer una referencia cruzada a una adjudicación relacionada (usando el campo awardID), ya que información clave como proveedores se contiene en la adjudicación relacionada. Múltiples contratos pueden referirse a una adjudicación única, como es el caso en un contrato de acuerdo marco donde múltiples contratos se emiten desde una misma adjudicación.

IDs de Artículo, Documento e Hitos

Un identificador de artículo, documento o hito debe ser único en una lista de artículos específicos, y debe de usarse de forma consistente a través de todas las entregas de un proceso de contrataciones.

El mismo valor id puede reutilizarse en otra lista de artículos en la misma entrega, y esto no implica que haya referencias cruzadas entre estos identificadores.

El uso de un identificador significa que entregas subsecuentes pueden actualizar artículos, documentos o hitos identificados previos, sin necesidad de volver a publicar todos los artículos, documentos o hitos.

Por ejemplo:

  • Una primera entrega establece los artículos que se comprarán en tender/items y los artículos adjudicados en una adjudicación en awards/0/items:

    • tender/items contiene tres artículos, con valores id de “1”, “2”, y “3”

    • awards/0/items contiene dos artículos, con valores id de “3” y “4”

No hay relación entre el artículo que se comprará con id “3” y el artículo que se adjudicará con id “3”; estos pueden ser artículos diferentes. Continuamos con el ejemplo:

  • Una segunda entrega actualiza los artículos adjudicados en una adjudicación única en awards/0/items:

    • awards/0/items contiene tres artículos, con valores id de “3”, “4”, “5”

Aquí hay una relación entre los artículos adjudicados con id “3” y “4” en la primera entrega y los artículos adjudicados con id “3” y”4” en la segunda entrega. La segunda entrega se interpreta como actualizando los artículos existentes “3” y “4” y añadiendo un nuevo artículo “5”.