Mapeo

Esta fase se trata de documentar sus fuentes de datos de contratación y documentar cómo esos datos "se mapean" a OCDS, es decir, identificar qué elementos de datos dentro de sus fuentes de datos coincide con qué campos y códigos OCDS. La fase de mapeo es uno de los pasos más largos e importantes en el proceso de implementación.

Al empezar, considere la posibilidad de trabajar en paralelo en las fases de mapeo e implementación, porque las decisiones que tome en la fase de implementación podrían afectar a la forma en que necesite mapear sus datos. Por ejemplo, su elección de arquitectura podría determinar si puede publicar un historial de cambios utilizando entregas y registros.

Si sus procesos de contratación se gestionan en papel, mediante hojas de cálculo locales o a través de documentos electrónicos no estructurados, y está reutilizando una de las existentes herramientas de recolección de datos OCDS, entonces favor póngase en contacto con la Mesa de Ayuda de OCDS para obtener guía sobre cómo identificar los campos OCDS que coinciden con sus conceptos locales.

Mapear datos a OCDS no siempre es fácil. Antes de escribir cualquier software, esta fase es una oportunidad para:

La documentación que produzca también se puede incluir más adelante en su Guía del usuario de datos.

A medida que avanza en esta fase, le animamos a que mantenga un plan de proyecto, con el fin de ayudar a establecer prioridades y facilitar la comunicación dentro de su equipo, con las partes interesadas y con la Mesa de Ayuda OCDS.

Involucre a las personas adecuadas

Como se describe en la Guía de la plantilla de mapeo a nivel de campo (presentada a continuación), necesitará al menos :

  • Un experto en datos que esté familiarizado con los sistemas de TI que capturan y almacenan datos de contratación y documentos relacionados, para identificar los elementos de datos dentro de esos sistemas.

  • Un experto en contrataciones que esté familiarizado con la legislación de compras y los procesos de adquisiciones, para ayudar a identificar qué elementos de datos coinciden con los campos de OCDS, a nivel semántico.

  • Un experto técnico que comprenda las estructuras de datos en OCDS, para ayudar a identificar qué elementos de datos coinciden con los campos OCDS, a un nivel técnico.

Identifique sus fuentes de datos

Para implantar el OCDS es necesario identificar primero qué sistemas informáticos capturan y almacenan los datos de contratación y los documentos relacionados. También es necesario identificar cómo conectar los datos que se mantienen en los diferentes sistemas, para obtener una imagen completa del proceso de contratación. La Plantilla de Evaluación Técnica le guía a través de este proceso.

Si sus procesos de contratación se gestionan en papel, mediante hojas de cálculo locales o a través de documentos electrónicos no estructurados, debería utilizar la plantilla para identificar también esas fuentes de datos.

Una vez completado, puede:

  • Pida a la Mesa de Ayuda OCDS que revise la plantilla de evaluación técnica.

  • Complete la hoja Systems de su mapeo a nivel de campo (presentado a continuación).

Localice OCDS a su contexto

Antes de mapear campos y códigos individuales, considere si primero localizar OCDS a su contexto. La localización puede ser útil cuando necesita mapear varios sistemas diferentes o cuando varias organizaciones trabajarán en la implementación de OCDS en su país.

Descargar las plantillas de mapeo

Para facilitar el mapeo, proporcionamos plantillas para listar los elementos de datos dentro de sus fuentes de datos, y mapearlos a cualquiera de ellas:

Si sus datos de contratación se gestionan en papel o en documentos electrónicos no estructurados, debe utilizar las plantillas para enumerar los elementos de datos en esas fuentes de datos y mapearlos a OCDS.

Usted puede contactar con la Mesa de ayuda de OCDS para obtener apoyo y guía sobre el uso de las plantillas de mapeo.

Completar el mapeo

Puede completar el mapeo por partes. Por ejemplo, puede optar por dividir su mapeo por cualquiera de los siguientes:

  • fuentes de datos (sistema de compras públicas electrónicas, sistema de manejo de contratos, sistema de manejo de información financiera, etc.)

  • tipo de proceso de contrataciones (procedimiento abierto, procedimiento selectivo, contrato de concesión, acuerdo marco, etc.)

  • etapa del proceso de contratación (planeación, licitación, adjudicación, contrato, implementación)

  • aviso público (aviso de licitación, aviso de adjudicación, etc.)

El enfoque preferido es eventualmente enumerar todos los elementos de datos dentro de sus fuentes de datos en su mapeo a nivel de campo, decidir si publica cada uno y luego mapear a cada uno. La decisión de publicar un elemento de datos depende de usted; no es necesario mapear todos sus datos de contrataciones.

También es importante centrarse en los elementos de datos cuya divulgación fue priorizada por los usuarios durante la fase diseño. Si no ha determinado qué elementos de datos son prioritarios, debe hacerlo ahora, en función de las necesidades de sus usuarios.

Independientemente del enfoque que adopte, es importante que su eventual publicación OCDS contenga al menos tanta información como sus otros conjuntos de datos públicos de datos de contrataciones; de lo contrario, es menos probable que los usuarios usen su publicación OCDS.

Considere usar extensiones

Es posible que algunos elementos de datos no coincidan con ningún campo o código en OCDS. Para cubrir tales casos, puede agregar campos y códigos a OCDS usando extensiones.

Antes de usar extensiones, verifique dos veces si los elementos de datos se pueden publicar usando campos existentes. Por ejemplo, para publicar la fecha en la que el comprador o la entidad contratante responderán a las consultas, puede utilizar el campo tender.milestones, en lugar de agregar un nuevo campo.

Si necesita usar una extensión, considere si los nuevos campos afectarán la forma en que los usuarios interpretan los campos existentes. Si es así, puede agregar información a los campos existentes para evitar malas interpretaciones, además de agregar los nuevos campos.

Por ejemplo, ha creado una extensión para agregar un nuevo campo para indicar si un proceso de contratación es sobre la enajenación de un activo estatal (como un vehículo). Si el campo tender.title se refiere únicamente al vehículo, entonces los usuarios que desconozcan el nuevo campo podrían malinterpretar el proceso de contratación como si se tratara de su compra. Para evitar malas interpretaciones, puede agregar un prefijo "Enajenación:" al campo tender.title.

Recurso: Localización de OCDS: Traducciones, terminología y extensiones

Recurso Glosario OCDS

Acción: Contacte a la Mesa de Ayuda de OCDS para obtener ayuda mapeando datos o creando extensiones.

Acción: Si está atascado en un concepto en particular y le preocupa cómo se modela en OCDS, puede buscar los issues en nuestro GitHub tracker para ver lo que otros miembros de la comunidad están diciendo sobre el tema. Si no ve su issue, ¡cree uno nuevo!

Al concluir

Una vez completado, puede:

  • Pida a la Mesa de Ayuda OCDS que revise su Plantilla de Mapeo a nivel de campo y la de Evaluación Técnica.

Siguiente fase: Implementación